Una cotización es la oferta formal que le haces a un cliente: qué le vas a vender o qué servicio vas a prestar, en qué cantidad, a qué precio y bajo qué condiciones. Si está bien hecha, el cliente entiende lo que compra sin tener que llamarte para preguntar, y tú tienes un registro claro de lo que ofreciste.
En esta guía vemos qué datos debe llevar, en qué orden conviene presentarlos y los errores más comunes que hacen perder ventas.
Qué es una cotización y qué no es
La cotización es un documento comercial. Sirve para que el cliente compare, decida y apruebe. No es un documento tributario: no reemplaza a la factura ni a la boleta, no se declara en el SII y no genera la obligación de pagar IVA. Ese impuesto se paga cuando se emite el documento tributario de la venta.
Aun así, conviene que la cotización muestre los montos de la misma forma en que después vas a facturar. Si el cliente aprueba $1.190.000 con IVA incluido y luego recibe una factura por otro monto, la conversación se complica.
Los datos que debe llevar una cotización
Datos de tu empresa
Arriba, en un lugar visible:
- Nombre o razón social y RUT.
- Logo, si lo tienes.
- Dirección, teléfono y correo de contacto.
- Nombre de quien prepara la cotización, si son varias personas vendiendo.
Parece obvio, pero muchas cotizaciones hechas en Word llegan sin RUT o con un correo antiguo. Cuando el cliente tiene que emitir una orden de compra, necesita esos datos.
Datos del cliente
- Razón social o nombre.
- RUT.
- Giro y comuna, si el cliente va a pedir factura.
- Persona de contacto, si la conoces.
Tener estos datos guardados ahorra tiempo: la próxima cotización para el mismo cliente se arma en minutos.
Número y fecha
Cada cotización debería tener un número correlativo (por ejemplo, COT-0154) y la fecha de emisión. El número sirve para dos cosas: el cliente puede referirse a ella sin confusión («apruebo la COT-0154») y tú puedes encontrarla rápido cuando te llamen.
Evita reutilizar números o nombrar archivos como «cotización final final.docx». Si cambias algo importante, emite una nueva versión con su propio número o deja claro cuál reemplaza a cuál.
Descripción de lo que ofreces
Es la parte que más se descuida y la que más preguntas genera. Cada línea debería decir qué es, sin abreviaturas internas:
| En vez de… | Escribe… |
|---|---|
| Inst. eq. 12K | Instalación de equipo split 12.000 BTU |
| Mant. | Mantención preventiva: limpieza de filtros y revisión de gas |
| Diseño | Diseño de 12 piezas para redes sociales (formato cuadrado e historias) |
Si el servicio tiene alcance limitado, dilo en la misma línea o en las condiciones: cuántas revisiones incluye, qué no está incluido o qué depende de una visita previa.
Cantidades, unidades y precios
Cada línea necesita:
- Cantidad y unidad de medida (unidad, hora, metro cuadrado, mes, servicio).
- Precio unitario neto.
- Total de la línea (cantidad × precio unitario).
La unidad evita malentendidos. «2 de cerámica» no dice nada; «2 m² de cerámica» sí.
Descuentos
Si haces un descuento, muéstralo: por línea o como descuento general sobre el subtotal. Un descuento visible ayuda a cerrar y deja constancia de lo que acordaste. Lo importante es que se aplique antes del IVA, sobre el monto neto.
Subtotal, IVA y total
Al final, separa:
- Subtotal neto: la suma de las líneas, menos los descuentos.
- IVA (19 %): se calcula sobre el neto afecto.
- Total: neto más IVA.
Si algunos ítems están exentos de IVA, muéstralos aparte para que el cálculo sea transparente. En cómo calcular el IVA en una cotización hay ejemplos numéricos paso a paso.
Condiciones comerciales
Las condiciones evitan discusiones después de la aprobación. Las más habituales:
- Forma de pago: por ejemplo, 50 % al aceptar y 50 % contra entrega.
- Plazo de entrega o de ejecución.
- Garantía, si aplica.
- Qué no incluye la cotización.
- Cómo se aprueba: firma, correo, orden de compra o aceptación online.
Escríbelas una vez y reutilízalas. No hace falta redactarlas de nuevo en cada documento.
Vigencia
Indica hasta cuándo es válida la oferta: «Válida por 15 días desde la fecha de emisión» o una fecha concreta. La vigencia te protege si cambian tus costos y le da al cliente una razón para decidir.
Un ejemplo completo
Una cotización simple para un servicio técnico podría verse así:
| Descripción | Cantidad | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Equipo split 12.000 BTU | 1 unidad | $370.000 | $370.000 |
| Cañería de cobre y aislante | 4 m | $9.600 | $38.400 |
| Instalación de equipo split | 1 servicio | $143.000 | $143.000 |
- Subtotal neto: $551.400
- IVA (19 %): $104.766
- Total: $656.166
Condiciones: pago 50 % al aceptar y 50 % al terminar la instalación. Garantía de instalación de 6 meses. No incluye trabajos eléctricos adicionales. Válida por 15 días.
Errores comunes al cotizar
- Enviar solo un total. El cliente no sabe qué está pagando y tiende a negociar a la baja.
- No indicar si el precio incluye IVA. Es la causa más común de malentendidos al facturar.
- Olvidar la vigencia. Tres meses después el cliente aprueba con precios que ya no sirven.
- Reescribir todo desde cero. Copiar y pegar desde otro documento arrastra datos del cliente anterior.
- No hacer seguimiento. Muchas cotizaciones se pierden por falta de una segunda llamada. Lo vemos en cómo hacer seguimiento a una cotización.
Checklist antes de enviar
- Tus datos y los del cliente están completos (incluido el RUT).
- Tiene número correlativo y fecha.
- Cada línea dice qué es, con cantidad, unidad y precio.
- Los descuentos están aplicados antes del IVA.
- Subtotal, IVA y total están separados.
- Las condiciones de pago y la vigencia están escritas.
- El archivo o enlace se ve bien en el celular.
Cómo hacerlo más rápido
Si cotizas seguido, la mayor parte del tiempo se va en buscar precios, copiar datos del cliente y revisar sumas. Un software de cotizaciones guarda tu catálogo, tus clientes y tus condiciones, numera cada documento y calcula el IVA por ti.
En CotizaSuite eliges el cliente, agregas productos o servicios desde tu lista y obtienes un PDF con tu logo y un enlace para que el cliente acepte, pida cambios o rechace la cotización. Si trabajas por tu cuenta, revisa cómo se usa para profesionales independientes; puedes empezar con el plan Gratis y ver los límites de cada plan en precios.
Si quieres probarlo con tu próxima cotización, crea tu cuenta gratis: no se pide tarjeta de crédito.